휴대전화와 이메일(전자우편) 매너

 

 

 

 

 

 

 

1. 휴대전화 매너

 

 

 

1) 공공장소나 직장에서는 소리 설정을 진동모드로 해놓아야 한다.

 

2) 사람들이 있는 곳에서는 최대한 목소리 크기를 낮추고 짧게 통화해야 한다.

 

3) 상대방에게 통화가 가능한가를 먼저 확인해야 한다.

 

4) 휴대폰이 울리면 받는 쪽에서 자신의 이름을 대면서 받는다. (“네, 000입니다”)

 

5) 전화가 잘못 걸려 왔을 때도 친절히 “전화가 잘못 걸렸습니다”라고 말한다.

 

6) 전화를 잘못 걸었을 경우에는 “죄송합니다. 전화를 잘못 걸었습니다”라고 사과의 뜻을 전한다.

 

7) 통화가 끝나면 전화를 건 사람이 먼저 끊는 것이 원칙이나 상대방이 상사나 어른이라면 먼저 끊기를 기다린다.

 

 

 

2. 이메일(전자우편) 매너

 

 

1) 이메일의 개념과 역사

 

 

이메일이란 인터넷 또는 컴퓨터 통신망을 통하여 주고받는 우편 방식을 말한다. 이메일을 즉시 전송할 수도 있고 확인도 가능하며, 여러 명에게 동시다발적으로 발송할 수 있는 서비스를 말한다.

이메일은 레이 톰린슨이 개발한 것으로 1970년 10월에 개발되었다. 톰린슨은 3.5m 떨어진 곳에 있는 컴퓨터에 메시지를 보내는 데 성공했는데, 이것이 바로 이메일의 시초라고 할 수 있다. 이메일 주소에 @(골뱅이)를 처음 사용한 사람도 톰린슨으로 @는 at을 뜻한다. 이후 @는 이메일 주소 체계의 표준이 되었으며, 컴퓨터 통신의 한 획을 그은 상징물로 자리 잡고 있다.

 

국내에서는 1997년 5월 7일 다음에서 한메일이라는 이메일 서비스를 시작하였다. 물론 한메일이 등장하기 전에도 이메일 서비스가 있었지만 그 서비스는 특정 단체나 기관에 소속되어 있거나 유료로 서비스를 이용해야 했다. 한메일의 등장으로 누구나 무료로 쓸 수 있는 이메일 서비스가 나오게 되었으며 한메일의 등장으로 이메일 1인 1 아이디 시대가 열리게 되었다.

 

 

2) 이메일의 장점과 단점

 

 

이메일의 장점으로

 

① 전화나 면대면에 비해 가장 신속하게 전달되는 메시지이다.

② 무료로 제공된다.

③ 정보를 동시에 많은 사람과 공유할 수 있다.

 

이러한 긍정적인 장점이 있는데 반해 여러 가지 부정적인 면도 발생하는데 가장 큰 단점으로는

 

① 2000년에 들어와서 스팸메일이 생겨나 메일이 공해 수준으로 생겨났다.

② 전송 버튼을 누르는 순간 상대방에게 내용이 전달되며 되돌릴 수 없다.

③ 보안이나 정보 유출에 대한 가능성이 있다.

 

 

3) 메일(전자우편) 작성법

 

 

(1) 이메일 주소(mail address)

 

회사에서 사용하는 이메일 주소(mail address)는 개인 메일과는 다르게 업무용 메일은 자신의 공적인 얼굴이므로 이름을 사용하는 것이 좋다.

 

 

(2) 제목(title)

 

• 제목은 구체적이며 간결하게 작성하되 본문의 내용에 대한 간단한 제목과 이름을 함께 적어서 한눈에 알아볼 수 있도록 한다.

• 핵심 제목을 간략하게 작성하여 내용을 짐작하게 한다.

• 처음 보는 메일주소면 안 읽는 경우도 많으니 자신의 신분을 명확히 밝힌다.

 

 

(3) 본문(body)

 

• 장문의 메일을 삼가고 내용을 간략하게 핵심만 적는다.

• 올바른 철자와 문법을 사용해야 한다.

• 특수문자, 이모티콘을 자제한다.

• 첨부파일이 있을 경우 내용을 기재하여 알린다.

• 한 줄의 길이가 너무 길지 않게 작성한다.

• 여백을 두고 보내는 발신자의 소속과 이름을 밝힌다.

 

 

(4) 수신인(to)

 

이메일을 읽고 반드시 뭔가를 해야 하거나 뭔가를 알아야 하는 사람만 수신인에 넣도록 한다.

수신인은 보통 많아야 2명, 정/부 담당자까지가 업무용 메일 수신인에 들어가야 할 사람이다.

 

 

(5) 참조(cc)

 

cc는 Carbon Copy, 즉 복사본이라는 뜻이다. 사본의 목적은 두 가지다.

이 이메일이 발송되었다는 확인과 메일 사본 저장의 목적이다.

 

 

(6) 주의사항

 

• 보내는 사람의 소속과 이름을 명확히 밝힌다.

• 날마다 메일을 체크하고 중요하지 않은 메일은 즉시 삭제한다.

• 자신의 ID나 비밀번호를 타인에게 절대 공개해서는 안 된다.

• 메일을 보내기 전에 주소가 맞는지 확인한다.

• 타인에게 피해를 주는 언어는 각별히 주의한다.

• 전자우편 한 줄도 나의 이미지뿐 아니라 회사의 이미지를 대표하므로 반드시 문장의 내용, 맞춤법, 철자 등을 확인하고

 보낸다.

• 이메일로 개인정보를 함부로 보내지 않도록 한다.

• 비즈니스상에서는 이모티콘을 사용하는 것은 가볍게 혹은 무례하게 비칠 수 있으므로 사용하지 않는 것이 좋다.

• 첨부파일의 내용이 너무 크지 않도록 압축하여 보내도록 한다.

• 전자우편을 받았다면 가능한 한 즉시 답장하는 것이 좋다. 바로 답장을 보낼 수 없을 시 24시간 이내에는 보내도록 하고,  늦어서 죄송하다는 양해 문구를 넣도록 한다.

• 영문으로 보낼 때는 제목이나 특히 강조하고 싶은 부문에는 대문자로 쓰는 것이 효과적이다.

• 수신과 참조는 받는 사람의 중요도에 따라 구분하나 가급적 함께 받을 사람을 넣지 않고 개개인에게 보내는 것이 좋다.